Toimisto muuttaa ja kulttuuri muuttuu – vältä muutosjohtamisen virheet

Törmäsin linkkarissa Helsingin yliopiston Jaana Näsäsen väitökseen, jossa hän tutki suurten yritysten tilamuutoksia. Varmaan aika monella meistä on tarttumapintaa tähän. Karsinatoimisto muuttaa uutuuttaan kiiltelevään avokonttoriin, johto odottelee kiitosta tekemästään panostuksesta työhyvinvointiin ja tuloksena onkin napinaa siitä, että ennen oli kaikki paremmin. Istuhan kuulolle, niin kerron mistä kiikastaa ja annan muutaman vinkin, joilla muutoksesta voi tehdä helpomman.

Tilamuutoksessa on Näsäsen mukaan aina kyse myös organisaatiomuutoksesta. Väitöksen keskeinen havainto on, että muutoksesta puhuttaessa rakennetaan hyvin erilaisia muutosvisioita ja unohdetaan konkreettiset strategiat. Positiivisesti tilamuutoksiin suhtautuvat loivat kuvaa uusista toimitiloista hienoina ja joustavina innovaatiokehtoina, joissa ihmiset kohtaavat. Muutosta vastustavat taas näkivät kohtaamisen ja innovoinnin ”oikean työn tekemisen” esteenä ja vaihtuvat työpisteet vuorovaikutusta heikentävänä muutoksena. Kun muutoksesta keskustellaan enimmäkseen näiden eri visioiden kautta, polarisoituu tilanne entistä enemmän, jolloin myös käsitys nuorista ja innovatiivisista ja vanhoista ja jähmeitä syventyy entisestään. Juoksuhaudat syvenevät, keskusteluyhteydet tyrehtyvät, muutos runtataan läpi ja soraäänet koitetaan vaieta kuoliaaksi.

Miten muutostilanteissa sitten voidaan välttyä asemasodalta? Oikeastaan muutoskeskusteluissa tarvittaisiin lähinnä keskustelua konkreettisista keinoista, joilla negatiivinen visio ei toteutuisi ja positiivista visiota voitaisiin tukea. Pelkkä tilamuutos ei takaa vielä työskentelytapojen muutosta, joten tiloille on syytä luoda konkreettisia suunnitelmia. Suunnitelmia luotaessa kaikkia ääniä on kuultava. Usein soraäänten taustalla on inhimillisten muutostarpeiden huomioimattomuus, jonka ratkaiseminen puolestaan ei yleensä ole ydinfysiikka, vaan huolien ja ratkaisujen sanoittamista. Missä voi tehdä hiljaista työtä? Millainen etiketti vaihtuviin työpisteisiin liittyy? Millaisia akustisia ratkaisuja tiloihin tarvitaan?

Muutoksen keskellä myös turvallisuudentunteesta tulee huolehtia. Muutos tarkoittaa aina vanhasta ja turvallisesta luopumista ja tuntemattomaan siirtymistä. Mitäs sitten, kun tutut vieruskaverit eivät enää istukaan vieressä? Mihin järjestelen itselleni oman tilan, kun nimettyjä paikkoja ei ole? Kuin tilauksesta myös Filosofian Akatemia kirjoitti muutokseen liittyvistä rituaaleista, kuinka täydellistä! Rituaalit valmistelevat meitä siirtymään vanhasta uuteen, päästämään irti ja käsittelemään muutokseen liittyviä tunteita. Yksityiselämässä meillä on paljonkin erilaisia rituaaleja ja riittejä, mutta organisaatioissa kollektiiviset rituaalit tuntuvat liittyvän enemmän saavutusten juhlimiseen ja uusiin alkuihin, kuin vanhasta irtipäästämiseen. Organisaatiomuutoksessa pidetään usein uusien tiimien kickoff, mutta mitä jos vanhoille tiimeille olisi muistoseremonia? Uuden toimiston avajaiset ovat arkipäivää, mutta entä jos vanhalle toimistolle voisi jättää yhteiset jäähyväiset? Kollektiiviset luopumisrituaalit paitsi konkretisoivat tulevan muutoksen, myös rakentavat yhteenkuuluvuutta muutoksen keskellä ja auttavat rakentamaan muutoksesta eheän, yhteisen tarinan.

Miten siis voit käytännemuotoilun keinoin helpottaa muutosprosessia?

  1. Rakenna turvallinen tila muutoksesta keskustelemiselle ja huolehdi, että kaikki näkökulmat tulevat kuulluksi ja käsitellyiksi. Millainen prosessi mahdollistaa kaikille osallistumisen keskusteluun? Mitä inhimillisiä tarpeita muutokseen liittyy ja miten ne otetaan tilanteessa huomioon? Aloita keskustelu jo ennen, kuin kaikki päätökset on tehty, sillä keskustelemattomuutta pahempaa on vain pseudo-osallistaminen.
  2. Rakenna muutokselle strategia, joka vastaa konkreettisesti siihen, miten mahdolliset haitat vältetään ja onnistuminen varmistetaan. Älä tyydy ympäripyöreisiin julkilausumiin, vaan vastaa edellisen kohdan keskusteluissa esiin nousseisiin asioihin.
  3. Mahdollista luopumiseen liittyvän surun, haikeuden ja pelon käsittely kollektiivisesti. Millainen siirtymärituaali tilanteeseen ja organisaatioon sopii?

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *