Prosessi onnistuneeseen organisaatiomuutokseen

Onnistuneen muutoksen prosessikuvaus

Olen päässyt seuraamaan sivusta ja ollut mukana useissa organisaatiomuutoksissa. Välillä on menty metsään ja välillä taas on tehty ihan timanttista työtä. Näin taaksepäin katsoen tärkeitä edellytyksiä muutokselle ovat johdon ja prosessin tilaajan tuki, kärsivällisyys (aika ja raha), realistiset odotukset, rehellisyys ja yrityksen kulttuurin huomioiminen.

Muutosprosessien rautalankamallejakin olen nähnyt lukuisia. Olen alkanut pikkuhiljaa miettimään, ettei kenties yhtä oikeaa olekaan. Vähän niin kuin dieetin kanssa, riittää että malliin uskotaan ja sitä noudatetaan. Kun arki muuttuu, malli on ollut tehokas. Sen verran uskallan sanoa, että ylimmän johdon yksin suuressa viisaudessaan rakentama muutos onnistuu herättämään tehokkaasti sitä kuuluisaa muutosvastarintaa ja yhdessä rakennettu taas tuo yleensä parhaat tulokset – vaikka saattaakin tuntua uuvuttavan hitaalta ja kalliilta.

Yksi ”dieetti” on omasta mielestäni kuitenkin osoittautunut selkeästi parhaaksi. Siinä yhdistyvät palvelumuotoilusta tuttu ”tuplatimantti” ja jatkuvan kokeilemisen malli. Tässä ovat sen kolme vaihetta pähkinänkuoressa:

1.    Divergenssi

Luodaan mahdollisimman laaja jaettu ymmärrys kokonaisuudesta. Siitä missä ollaan ja minne halutaan mennä, mutta erityisesti siitä, millaista systeemiä ollaan muuttamassa. Kaikki relevantti tieto on tärkeää ja ideaalitapauksessa keskusteluun osallistuvat eri tavoin koko organisaatio ja sen viiteryhmät. Muutoksen kannalta on tärkeä ymmärtää, mistä osista ja toiminnantavoista me yhteisönä rakennumme ja kuinka systeemin elementit ovat vuorovaikutuksessa toistensa kanssa. Keinoja yhteisen ymmärryksen rakentamiseen on yhtä monia kuin on organisaatioitakin.

2.    Konvergenssi

Yhteisen rikkaan ymmärryksen äärellä syntynyttä kuvaa aletaan kiteyttämään ja karsimaan muutoksen kannalta tärkeiden ja merkityksellisten asioiden löytämiseksi. Muutoksen kannalta olennaiset vipuvarret, joista muutosta kannattaa tehokkaimmin lähteä hakemaan, alkavat tulla näkyviksi. Esimerkkejä vipuvarsista voivat olla esimerkiksi palkitsemismallit, sisäistä kilpailua luovat toimintamallit, päätöksentekomallit, viestinnän tavat, tms. Jokin toiminnan tapa alkaa kokonaisuuden näkyväksi tekemisen jälkeen, työn päämäärät huomioon ottaen, näyttää järjettömältä. Ja kenties helposti muutettavissa olevalta.

3.    Iteratiivinen PDCA-sykli

Jaettu ymmärrys ei ole sama kuin toteutunut todellisuus. Kyseessä on ainoastaan paras kuvaus todellisuudesta, joka meillä kulloinkin on mahdollisuus muutoksen alla olevasta systeemistä saavuttaa. Koska todellisuus on usein monikummallinen, muutokseen on järkevä suhtautua kokeilemalla. Kokeiluja on mahdollisuus suunnitella ja toteuttaa muillakin malleilla, mutta tähän mennessä toimivinta olen lainannut surutta Leanista. Lisää PDCA-syklistä voi lukea täältä. Uusien vipuvarsien paljastuttua alkaakin uudenlaisen arjen suunnittelu sekä todeksi eläminen erilaisten kokeilujen ja interventioiden avulla. Alku on usein hankalaa. Jotta uuden arjen kehittäminen kokeillen, oppien ja parantaen onnistuu, on hyvä muistaa, että tämä tapa tarvitsee ympärilleen tukevia rakenteita ja kehittyy vasta ajan kanssa. Arjen toimintatapojen muuttamista helpottaa, kun mukana on joku fasilitoimassa ja viemässä keskustelua eteenpäin. Tällaisia henkilöitä ovat mm. Agile-koutsit, työnohjaajat, dialogifasilitaattorit, ym. Ajan kanssa paras koutsi löytyy usein kuitenkin tiimin esihenkilöstä tai jostain tiimin jäsenestä. Hän kun kuitenkin parhaiten tuntee työn päämäärät ja oman organisaationsa tavat.

Mitä mieltä olet?

Siinä se oli kaikessa lyhykäisyydessään. Kolme vaihetta, joista löytyy lisää tietoa helposti myös googlaamalla. Aiheesta on kirjoitettu hyllykaupalla kirjoja, eikä tällaiseen blogipostaukseen saa kaikkea relevanttia mahtumaan millään, joten kaikenlainen vääntö, nillittäminen ja käytännön kokemukset ovat oikein tervetulleita. Eli kommentoi ja keskustele. Mikäli et halua keskustella kommentoimalla, niin vastaan oikein mielelläni myös puheluihin tai lähden kahville, nyt kun terassitkin ovat taas auenneet.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *