Mihin prosessi loppuu, sieltä käytänne jatkaa

Meiltä on muutamaan otteeseen kysytty mitä eroa on prosessien ja käytänteiden kehittämisellä. Lyhyt vastaus kysymykseen on, että käytänteiden kehittäminen sisältää todennäköisesti myös prosessien kehittämisen piirteitä, mutta prosessien kehittämisessä näköpiirin ulkopuolelle jää paljon käytänteisiin liittyviä inhimillistä toimintaa ohjaavia voimia. Tässä seuraa pidempi ja perusteellisempi vastaus.

Prosessi on toisiinsa liittyvien tapahtumien ja tehtävien muodostama kokonaisuus, joka tuottaa määritellyn lopputuloksen. Prosessi on siis yksinkertaistettu kuvaus työvaiheista, jotka liittyvät johonkin tiettyyn tuotokseen. Prosesseihin liittyy implisiittinen uskomus, että esimerkiksi johto tai prosessikonsultti voi kehittää optimaalisen tavan tehdä asioita, joka voidaan jalkauttaa tiimiin. Toimiva prosessi maksimoi taloudellisen tehokkuuden minimoimalla tarvittavat resurssit.

Ajatellaan esimerkiksi tiimiä, joka kokee työmääränsä liian isoksi. Tiimiläiset hautautuvat työjonoihin ja yrittävät tehdä työtä mahdollisimman nopeasti. Tiimin tilannetta voi lähteä tarkastelemaan prosessinäkökulmasta. Tällöin tarkastellaan ja sujuvoitetaan eri työvaiheita, pyritään luopumaan turhista asioista ja tekemään asioita nopeammalla tavalla. Tuloksena voi olla esimerkiksi tiimiläisten roolien eriyttämistä, tai vastaavasti yhtenäistämistä, järjestelmiin tehtäviä muutoksia, menetelmiin tai raportointiin liittyviä uudistuksia. Tuloksena on sujuvampia työvaiheita, jotka todennäköisesti helpottavat tiimin työtä. Entä jos prosessin hiominen ei ratkaise tilannetta, mutta excelin mukaan hommien pitäisi hoitua nykyisillä resursseilla varsin mainiosti? Prosessiohjeistukset on hiottu huippuunsa ja työtekijät on koulutettu toimimaan prosessin mukaisesti mutta silti jokin tökkii. Prosessinäkökulmasta todennäköinen tulkinta on, että tiimissä on väärät ihmiset ja kahvihuoneessa visertelee muutosvastarinta.

Käytännemuotoilussa kehittäminen lähtee liikkeelle tilanteen rikkaasta ymmärtämisestä ja dialogista. Johdolla voi olla paras käsitys siitä, mihin yritys on isossa kuvassa matkalla, mutta kuka tuntee tiimin työn paremmin kuin tiimi itse? Käytännemuotoilun keskeinen ajatus onkin, että käytänteitä kehittävät ne ihmiset, jotka ovat osa käytännettä.

Mitkä kaikki tiedostamattomat käsitykset ja merkitykset ohjaavat tiimiläisten työtä? Mikä saa heidät toimimaan tietyllä tavalla, joka ehkä näyttäytyy prosessia tarkasteltaessa tehottomuutena? Käytännemuotoilun tavoitteena on kehittää työtapoja, jotka ovat työn yhteisiin tavoitteisiin nähden tarkoituksenmukaisia. Tämä sisältää usein myös prosesseihin liittyviä uudistuksia, mutta myös paljon muutakin. Onko tiimin kuormittuneisuuden taustalla esimerkiksi johtamiskäytänne, joka saa tiimissä aikaan arvottomuuden tunteita? Kenties jokin menettelytapa on ristiriidassa tiimin ammatillisen ideologian kanssa ja saa aikaan kitkaa kyseisessä vaiheessa. Entä tukevatko palkitsemismallit työn tavoitteita? Mikäli prosessin kannalta työntekijöiden saumaton yhteistyö on tärkeää, mutta palkitsemismalli suosii yksilösuorittamista, voi se näkyä prosessin kannalta ristiriitaisena toimintana. Myös tiloihin ja työvälineisiin liittyvät tekijät voivat olla tärkeitä tekijöitä toimimattomien käytänteiden muodostumisessa.

Käytännemuotoilu ottaa siis samaan tilanteeseen holistisemman näkökulman. Eri tilanteissa voidaan tarvita erilaisia lähestymistapoja, mutta väitän, että useimmiten tilausta riittää molemmille. Inhimillinen toiminta ei mahdu ppt-dialle piirrettyyn vuokaavioon, emmekä me ihmiset emme ole rationaalisia robotteja, vaan kehittyviä, tuntevia ja sosiaalisia otuksia. Siksi useimmiten myös kehittämisessä tarvitaan laajaa näkökykyä ja liiallisen kontrollin illuusiosta luopumista. Väitän, että tulevaisuudessa tullaan näkemään käytänne- ja prosessimuotoilun vahva allianssi.

P.S. Jos aihe kutkuttaa, niin me jutellaan siitä mielellämme. Lisäksi kannattaa tsekata esimerkiksi Richard Whittingtonin artikkeli Strategy Practice and Strategy Process: Family Differences and the Sociological Eye.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *